どうもヒロです。
ひと口にイベントプロデュースと言っても一体どんな仕事なのか？
業界知らない方にはよく聞かれます。
イベントを開催する目的は様々。メーカーが打ち出す自社製品や新製品のヒットに向けて認知拡大施策の一環として、または様々な自治体による街おこしや記念行事、アーティストによるライブやコンサートなど上げればキリがない。
ただイベント開催には集客や認知拡大など目指すべきゴールがある。狙うべきターゲットに対し事前にどれだけ知らしめ、来場を促すことが出来るか？
来場したターゲットのファン化に向けどんな言語でどういった伝え方をすべきか？購入を促進する為に展開する効果的な施策は？
様々なゴールを目指してプランニング、プロデュースをイベントを通じてお手伝いをするのが我々イベントプロデューサーの仕事。
プロデュースにあたり企画のプランニングから始まりプレゼン。受注決まれば全体の構成を組み、イベントの内容によって様々なサプライヤー、言い方変えれば「チーム」を選定します。
イベントディレクターもしくは舞台監督、施工、映像、音響、照明、特効、司会者、人材派遣ETC。
各業種においても得手不得手があり展示会のエキスパートであったりコンサート、ライブ専門だったり販促イベントのナレッジ持っていたり。
例えば全国まわるキャラバンイベントとなればチーム組むにあたり何を検討すべきか？
先ずは実績。例えば展示会専門で食べているイベント会社はキャラバンのナレッジがない為、何から手をつけるべきか？どこに注意して進めるか？見積もりタスクも不明…と時間も手間もかかりトラブルのリスクも高い。故にキャラバンイベント得意とするサプライヤーであれば見積もりタスクも即座に出せて押さえるべきポイントもわかっており確実なリスクヘッジとなる。
世界から見れば狭い日本もキャラバンでまわると広いし遠い。人材も長期で押さえれば費用も嵩み、機材運搬もコスト高に。
こういった場合には例えば国内を2〜3分割し、そのエリアをまとめられるサプライヤーと組み、現地の施工屋、映像、音響、照明会社を手配させ運営スタッフやキャンギャルも現地で手配、オーディション等行えば移動交通費、宿泊費などのコストを大きく削減出来る。
いまどき予算が青天井な仕事などなく、ビジネスであるが故、成果を出した上で自社の利益をきちんと残せるか？
クライアント、サプライヤー全てに不満抱かれぬよう配慮しつつ大きな成果を出し利益を残す。
コスト管理は最も重要なタスクである。
テレビや新聞、雑誌などの一方通行の媒体に比べ、実際に商品、製品に触れたり、試してみたり、体験してみたりといったツーウェイコミュニケーションといった形で消費者に提案出来るのがイベントの強み。
このイベントを成功に導くのに信頼できるサプライヤーをどれだけ取り込めるかは重要なポイントとなる。
なので自分自身長い業界での活動において、ある意味クライアントよりサプライヤーとの繋がりを大切にしてきた。優秀なブレーンが仲間にいることで自身のパフォーマンスは格段に上がる。
これがイベント成功の鍵となる。
そして仕掛けを施す「集客」。
「今日しか味わえない究極の○○」「先着100名様に〜絶対手に入らない○○〜限定品プレゼント」「あの伝説の○○に会える！」など様々な仕掛けを起爆装置として注目を集め、キャッチーなコピーで罠にはめてご来場頂く。
さらに大切なのがイベント「運営」
沢山のお客様が来てくれても混み過ぎてどこに並べばいいかわからないし、スタッフは居ないし、イベントはグダグダ。これではお話しになりません。
せっかく来て頂いたお客様へのホスピタリティは万全を期すこと。お客様にストレス抱かせず進行もスムーズに。イベントを楽しみに来てくれたお客様を残念な気持ちにさせてはならない。来て良かったと思わせる努力は隅々まで行き届かせること。
そして「アフターフォロー」。
来場頂いたことに感謝の気持ちを示す、さらに目的（購買、入会、共感など）達成に向けた丁寧なフォローアップを実施し成果を刈り取る。
コミュニケーションのプロであることから様々なツールに使用するワーディング、会場でのコミュニケーション、フォローアップに最大限の配慮が必要となる。
脳とフィジカルともにフル活用するという悩ましくも楽しいお仕事であります。
次回は「仕掛帳その2」ある商品が新たにリニューアルするのでヒットに向けた認知拡大のプロモーションを検討せよ。何をどう仕掛けたのか？それにより結末は？
是非お楽しみに！
ではまた😘
